電子公文是指各地區(qū)、各部門通過由國務(wù)院辦公廳統(tǒng)一配置的電子公文傳輸系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)。
要堅持高技術(shù)的設(shè)計原則。就是電子公文處理系統(tǒng)設(shè)計應(yīng)采用當代先進、適用的軟件編輯技術(shù)和流程，并要充分考慮與計算機硬件系統(tǒng)的匹配、與電子政府其他運行系統(tǒng)的兼容。要
堅持智能化的設(shè)計原則。就是電子公文處理系統(tǒng)要實現(xiàn)材料采集、文字圖像輸入、格式生成、審核流程、傳遞發(fā)送、審批簽名、整理歸檔、限時辦理、來文提示、退文警示多節(jié)點、全過
程的自動化。要堅持便捷式的設(shè)計原則。就是本著電腦為人服務(wù)的思想來設(shè)計公文處理流程和操作方式。
要采用全面溝通的處理程序。就是上下左右全方位溝通，相互匹配。收文、辦文、核稿、送審、簽發(fā)、存檔等各個環(huán)節(jié)同處一個系統(tǒng)，既能收得了、發(fā)得出，又能改得了、退得回；
既能在固定場所處理公文，又能在運動中從事公文處理，真正實現(xiàn)公文處理的“無紙化”和“無址化”。同時，還應(yīng)考慮到公文信息公開的需要，設(shè)計預(yù)留與互聯(lián)網(wǎng)連接的功能。要采用
自動生成的處理程序。就是實現(xiàn)公文格式自動生成。一是行政機關(guān)各類文種格式的自動生成。二是16個格式要素的自動生成。
要采用高效運作的處理程序。就是多功能高效運作。在收文階段，秘書部門對來自多方位的公文，通過計算機對登記、分發(fā)、閱審、辦理、歸檔五個環(huán)節(jié)自動進行顯示、排序、查詢
和流程跟蹤。在辦文階段，辦文處室通過計算機對秘書處等有關(guān)處室、上級領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門傳來的辦件，進行擬稿、審核、會簽、簽發(fā)，并對辦文過程進行流程跟蹤監(jiān)控。在發(fā)文階段，
利用政務(wù)網(wǎng)實現(xiàn)全方位傳送。在歸檔階段，計算機按照檔案部門的規(guī)定建立數(shù)據(jù)庫，能夠按年度、性質(zhì)、文號、主題詞進行多種歸檔、查詢處理。在各階段工作環(huán)節(jié)上，設(shè)計錯件追回、
工作移交、工作授權(quán)等功能。
要達到痕跡保留的技術(shù)要求。計算機對進入公文處理自動化系統(tǒng)進行操作的所有人員的工作日期、對象和操作過程、擬稿和修改的內(nèi)容進行全過程的跟蹤和記錄，自動記錄其修改痕跡。
要達到全程監(jiān)控的技術(shù)要求。上一級領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員通過計算機可以隨時掌握流程中文秘人員的工作時間、修改內(nèi)容，進行全過程監(jiān)控和查詢。
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